Seorang sekretaris dalam bentuk organisasi profesional dapat menjadi orang kepercayaan perusahaan apabila pimpian perusahaan sedang melakukan perjalanan bisnis ke tempat tertentu. Tanggungjawab seketaris tersebut merupakan bentuk pelimpahan kepemimpinan yang sering terjadi di lingkungan sosial dalam urusan perusahaan atau bahkan organisasi sosial.
Oleh karena itulah untuk menjadi seorang sekretaris siap atau tidak siap harus mau menerima dan mampu melaksanakan segala limpahan tanggungjawab yang diberikan oleh perusahaan. Hal ini lantaran ia memiliki peran penting dalam melakukan kontroling.
Sekretaris
Seorang sekretaris pada dasarnya diharuskan memiliki kapabilitas dan penampilan yang menarik agar enak dipandang. Citra yang dibangun oleh seorang sekretaris harus menyesuaikan dengan citra yang dimiliki oleh perusahaan dan pimpinan perusahaan.
Oleh karena demikian menjadi sekretaris memiliki peran penting untuk melakukan dan mengerjakan tugasnya sesuai dengan fungsi dan peran sekretaris.
Peran Sekretaris
Berikut merupakan beberapa peran yang dimiliki oleh sekretaris terhadap pimpinan dalam perusahaan atau organisasi. Antara lain;
-
Sebagai duta
Pimpinan perusahaan konsolidasi ataupun perusahaan akuisisi kadang tidak dapat menghadiri suatu agenda karena bersamaan dengan agenda lain yang memiliki tingkat kepentingan yang sama atau lebih tinggi. ketika hal tersebut terjadi pimpinan akan mengirimkan wakil dari perusahaan untuk menghadiri kegiatan tersebut. Wakil yang biasa dikirim untuk event penting ialah sekretaris.
Sekretaris memiliki peran terhadap pimpinan sebagai pengganti untuk menghadiri acara tersebut dan melaksanakan tugas sebagai perwakilan perusahaan. Sekretaris akan mengikuti segala kegiatan yang telah diagendakan oleh pimpinan perusahaan.
Setelah perjalanan untuk kepentingan perusahaan sekretaris wajib membuat laporan hasil kegiatan dan melaporkannya kepada pimpinan perusahaan. Laporan secara detail dan mendapatkan apa yang diinginkan oleh perusahaan merupakan hasil kunjungan terbaik bukan hanya main-main dan tidak mampu menghasilkan apapun untuk keuntungan perusahaan, minimal mampu membangun jaringan sosial.
-
Sebagai pintu gerbang
Ketika kita ingin melakukan kegiatan apapun yang berkaitan dengan pimpinan perusahaan maka kita harus menemui pihak sekretaris pimpinan. Baik orang yang dari dalam perusahaan atau orang luar perusahaan.
Apabila sudah menemui sekretaris akan ditanyai beberapa pertanyaam terkait kepentingan dalam kunjungan dan lain-lain. Sekretaris akan menyampaikan agenda tersebut kepada pimpinan perusahaan, pada saat pimpinan sedang sibuk maka sangat dimungkinkan untuk menunda pertemuan denga cara membuat jadwal pertemuan.
Jadwal yang telah dibuat disampaikan kepada pimpinan perusahaan sehingga sekretaris sebagai pintu gerbang ketika ingin menemui pimpinan perusahaan atau mengajukkan proposal kerjasama dengan perusahaan tertentu.
-
Ibu rumah tangga perusahaan
Sekretaris merupakan bagian utama yang mengatur tatausaha milik perusahaan. Surat masuk dan keluar dalam perusahaan harus diketahui oleh sekretaris perusahaan. Segala jenis agenda harus diketahui oleh sekretaris, walaupun tidak semua surat memerlukan tanda tangan sekretaris, namun harus tetap mengetahui hal tersebut.
Kendali perusahaan ada di tangan sekretaris, karena segala hal yang dilakukan oleh pimpinan perusahaan yang berkaitan dengan perusahaan pasti diketahui oleh sekretaris. Sekretaris juga dimintai pertimbangan oleh pimpinan perusahaan dalam memutuskan suatu kebijakan tertentu dalam lingkup perusahaan atau luar perusahaan. Kegiatan tersebut pasti dilakukan oleh sekretaris perusahaan.
-
Humas
Sekretaris juga mengurusi hubungan sosial yang terjadi dalam perusahaan/organisasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan dalam urusan perusahaan/organisasi. Sekretaris biasa menyampaikan undangan kepada pihak-pihak tersebut atau menerima undangan.
Ketika sekretaris dapat menjalin hubungan dengan arti humas yang baik dengan perusahaan lain dapat dikatakan hal tersebut merupakan bentuk kerjasama perusahaan dengan perusahaan lain. Sekretaris juga dapat memberikan informasi kepada pimpinan perusahaan terkait perkembangan perusahaan pesaing atau perusahaan sendiri.
Sekretaris juga sebagai tempat mengadukan keluhan dari manajemen bagian, misal manajemen keuangan, HRD, prtoduksi, dan lain-lain.
Informasi yang didapatakan akan disampaikan kepada pimpinan, ketika sudah mendapatkan solusi atau jawaban kemudian disampaikan kepada pihak-pihak terkait baik secara langsung atau melalui memeo yang dibuat oleh pimpinan perusahaan.
Dari pembahasan tetang peran sekretaris terhadap pimpinan diatas tentusaja dapat dikatakan sangat krusial apalagi jika posisi sekretaris sebagai sekretaris pimpinan perusahaan maka banyak hal yang harus dilakukan mengingat tugas seorang pemimpin tidak sedikit.
Demikianlah penjelasan tentang peran sekretaris semoga bermanfaaat bagi kita semua untuk menambah pengetahuan setiap pembaca yang pada saat ini sedang membutuhkannya.
