Pengertian Struktur Organisasi, Unsur, Macam, Faktor, Tujuan, Manfaat, dan Contohnya

Struktur organisasi bisa dikatakan sebagai sistem sosial terorganisir yang digunakan untuk mendefinisikan hierarki dalam suatu bentuk organisasi. Prihal ini misalnya, pada sebuah perusahaan. Setiap posisi karyawan diidentifikasi, termasuk fungsinya dan kepada siapa mereka melapor di dalam perusahaan, hal ini diperlukan untuk mempermudah dalam mengidentifikasi perusahaan atau organisasi diatur, termasuk jenis hubungan yang ada antara direktur, manajer, dan karyawan.

Akan tetapi, perlu kita ingat bahwa struktur organisasi ini dapat merujuk pada hierarki tidak hanya berlaku pada perusahaan atau bisnis, tapi juga entitas apa pun seperti badan amal, departemen pemerintah, lembaga pendidikan, lembaga ekonomi, dan lain-lain yang juga dikembangkan untuk menetapkan bagaimana entitas beroperasi dan membantu organisasi dalam mencapai tujuan dan sasarannya.

Struktur Organisasi

Struktur dalam organisasi menjadi metode pembagian pekerjaan mengalir melalui sebuah organisasi. Hal ini memungkinkan kelompok untuk bekerja sama dalam fungsi masing-masing dalam mengelola tugas. Meskipun demikian untuk struktur organisasi tradisional cenderung lebih formal, dengan pengelompokkan karyawan berdasarkan fungsi (seperti keuangan atau operasi), wilayah atau lini produk.

Struktur yang kurang tradisional lebih longgar dan fleksibel, dengan kemampuan untuk merespon dengan cepat terhadap perubahan lingkungan bisnis. Konsep struktur organisasi telah berkembang sejak tahun 1800-an. Dalam Revolusi Industri, individu-individu diorganisir untuk menambahkan bagian-bagian ke pembuatan produk yang bergerak ke jalur perakitan.

Pengertian Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah sistem bagan yang mampu menguraikan bagaimana kegiatan-kegiatan tertentu diarahkan untuk mencapai tujuan suatu organisasi, sehingga kegiatan tersebut bisa mencakup aturan, peran sosial, dan tanggung jawab.

Pengertian Struktur Organisasi Menurut Para Ahli

Adapun definisi struktur organisasi menuurt para ahli, antara lain:

1. Minterzberg (1972), Struktur organisasi adalah kerangka hubungan pekerjaan, sistem, proses operasi, orang dan kelompok yang melakukan upaya untuk mencapai tujuan.
2. Rezayian (2005), Pengertian struktur organisasi adalah metode dimana kegiatan organisasi dibagi, diatur dan dikoordinasikan. Organisasi menciptakan struktur untuk mengkoordinasikan kegiatan faktor kerja dan mengendalikan tindakan anggota.
3. Azhar Susanto (2013), Definisi struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai suatu kerangka menyeluruh untuk perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan aktivitas yang dilakukan oleh pihak manajemen.
4. Robbins dan Judge (2014), Arti struktur organisasi adalah sebagai suatu struktur yang dapat menunjukkan bagaimana tugas pekerjaan secara formal dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan secara formal.

Unsur Struktur Organisasi

Unsur-unsur dalam suatu struktur organisasi terdiri atas:

1. Spesialisasi aktivitas (Specialization of activities)

Spesialisasi aktivitas merupakan spesialisasi tugas-tugas individu dan kelompok kerja dalam suatu organisasi (pembagian kerja), beserta pengaturan-pengaturan tugas-tugas tersebut menjadi satuan-satuan kerja (departementasi).

2. Standarisasi aktivitas (Standardization of activities)

Standardisasi kegiatan merupakan prosedur yang digunakan oleh suatu organisasi untuk menjamin kelayakdugaan (predictability) aktivitas yang dilakukan. Menstandarisasi bisa diartikan sebagai menjadikan kegiatan pekerjaan seragam dan taat azas.

3. Koordinasi aktivitas (Coordination of activities)

Koordinasi aktivitas merupakan proses dalam mengintegrasikan semua aktivitas/kegiatan dan fungsi-fungsi sub organisasi dari berbagai departemen atau bagian dalam organisasi yang bertujuan untuk menciptakan keserasian gerak langkah unit-unit yang ada dalam pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan efisien.

4. Sentralisasi dan Desentralisasi dalam pengambilan keputusan (Centralization and Decentralization of decision making)

Sentralisasi dan desentralisasi pengambilan keputusan merujuk pada letak otoritas pengambilan keputusan. Atau dengan kata lain, suatu struktur perilaku organisasi ini berperan dalam menentukan bagaimana informasi mengalir antar level dalam perusahaan.

Dalam struktur terpusat, keputusan mengalir dari atas ke bawah, sedangkan dalam struktur terdesentralisasi, kekuatan pengambilan keputusan didistribusikan di antara berbagai tingkat organisasi.

Macam Struktur Organisasi

Terdapat bermacam-macam struktur organisasi, diantaranya yaitu sebagai berikut:

1. Struktur Hirarki

Model hierarki adalah jenis bagan organisasi yang paling populer. Dalam struktur organisasi hierarkis, karyawan dikelompokkan berdasarkan faktor tertentu, dan setiap karyawan memiliki satu supervisor yang jelas. Faktor yang menjadi dasar pengelompokan antara lain:

1. Fungsi, karyawan dikelompokkan menurut fungsi yang mereka berikan. Misalnya secara fungsional ada yang dikelompokkan ke dalam grup keuangan, teknis, SDM, dan admin.
2. Geografi, karyawan dikelompokkan berdasarkan wilayah mereka. Misalnya di AS, karyawan dapat dikelompokkan menurut negara bagian. Jika itu adalah perusahaan global, pengelompokan dapat dilakukan menurut negara.
3. Produk, Jika sebuah perusahaan memproduksi beberapa produk atau menawarkan layanan yang berbeda, itu dapat dikelompokkan menurut produk atau layanannya.

Dari bagian pengelompokan tersebut tentusaja model struktur organisasi yang dominan di antara organisasi-organisasi besar. Misalnya Korporasi, Pemerintah, dan agama yang terorganisir adalah organisasi hierarkis dengan tingkat manajemen, kekuasaan, atau otoritas yang berbeda.

2. Struktur Matriks

Dalam struktur organisasi matriks, hubungan pelaporan diatur sebagai kisi, atau matriks, bukan dalam hierarki tradisional. Hal ini termasuk jenis manajemen organisasi di mana orang-orang dengan keterampilan yang sama dikumpulkan untuk melakukan suatu pekerjaan tertentu, menghasilkan lebih dari satu manajer untuk melapor.

Misalnya, ada kemungkinan bahwa semua insinyur berada di satu departemen teknik dan melaporkan pekerjaan mereka kepada manajer teknik. Tapi insinyur yang sama tersebut mungkin ditugaskan pada proyek yang berbeda dan mungkin juga melapor ke manajer proyek tersebut. Oleh karena itu beberapa insinyur mungkin harus bekerja dengan banyak manajer dalam peran pekerjaan mereka.

3. Struktur Horisontal/Datar

Jenis bagan organisasi yang sebagian besar diadopsi oleh perusahaan kecil dan pemula di tahap awal. Hampir tidak mungkin menggunakan model ini untuk perusahaan besar dengan banyak proyek dan karyawan.

Hal terpenting tentang struktur organisasi yang satu ini adalah banyak tingkat manajemen menengah dihilangkan. Hal tersebut memungkinkan karyawan untuk membuat keputusan dengan cepat dan mandiri. Dengan demikian tenaga kerja yang terlatih dapat lebih produktif dengan terlibat langsung dalam proses pengambilan keputusan.

4. Struktur Jaringan

Struktur organisasi jaringan membantu memvisualisasikan hubungan internal dan eksternal antara manajer dan manajemen tingkat atas. Struktur organisasi jenis ini tidak hanya kurang hierarkis tapi juga lebih terdesentralisasi dan lebih fleksibel daripada struktur lainnya.

Ide di balik struktur jaringan didasarkan pada jaringan sosial. Strukturnya bergantung pada komunikasi terbuka dan mitra yang dapat diandalkan; baik internal maupun eksternal. Akan tetapi, menggunakan struktur organisasi Jaringan terkadang merugikan karena kompleksitasnya.

5. Struktur Divisi

Dalam tipe divisi, bagan organisasi memiliki divisinya sendiri yang sesuai dengan produk atau kondisi geografi. Setiap divisi berisi sumber daya dan fungsi yang diperlukan untuk mendukung lini produk dan kondisi geografi.

Bentuk lain dari struktur bagan organisasi divisi adalah struktur multi-divisi. Ini juga dikenal sebagai bentuk-M, yang merupakan suatu struktur di mana satu perusahaan induk memiliki beberapa anak perusahaan, yang masing-masing menggunakan merek dan nama perusahaan induk.

6. Struktur Organisasi Lini

Struktur organisasi lini merupakan salah satu jenis struktur organisasi yang paling sederhana. Otoritasnya mengalir dari atas ke bawah. Tidak seperti struktur lain, layanan khusus dan pendukung tidak terjadi di organisasi ini.

Setiap kepala departemen mempunyai kendali atas departemen mereka masing-masing. Struktur departemen yang mandiri dapat dilihat sebagai karakteristik utamanya. Keputusan independen dapat diambil oleh petugas lini karena strukturnya yang terpadu.

7. Struktur Organisasi Berbasis Tim

Struktur organisasi berbasis tim tersusun dari tim yang bekerja menuju tujuan bersama saat mengerjakan tugas individu mereka. Struktur ini kurang hierarkis dan memiliki struktur fleksibel yang memperkuat pemecahan masalah, pengambilan keputusan, dan kerja tim.

Struktur organisasi tim telah mengubah cara kerja banyak industri. Globalisasi telah memungkinkan orang-orang di semua industri di seluruh dunia untuk memproduksi barang dan jasa secara kooperatif. Terutama, perusahaan manufaktur harus bekerja sama dengan pemasok di seluruh dunia sambil menjaga biaya seminimal mungkin sambil menghasilkan produk berkualitas tinggi.

Faktor Struktur Organisasi

Struktur organisasi dipengaruhi oleh beberapa faktor, diantaranya yaitu:

1. Strategi

Jika struktur organisasi adalah sarana yang digunakan organisasi itu untuk mencapai tujuannya, maka strategi dan struktur harus terkait erat. Terdapat beragam bentuk strategi, salah satunya adalah strategi inovasi, yaitu strategi yang menekankan pengenalan produk dan layanan baru sebagai hal yang utama. Misalnya, perusahaan seperti Apple dapat dicirikan sebagai organisasi yang akan mengadopsi strategi inovatif.

Sebuah organisasi yang mengendalikan biaya dan menahan diri dari inovasi yang tidak perlu atau biaya pemasaran mungkin mempraktikkan strategi minimalisasi biaya. Perusahaan-perusahaan ini menjual produk dasar dan menjaga harga tetap rendah.

2. Ukuran Organisasi

Terdapat sebuah penelitian yang mendukung gagasan bahwa ukuran organisasi berpengaruh terhadap struktur organisasi. Organisasi besar cenderung memiliki spesialisasi kerja yang lebih banyak, tingkat vertikal, aturan, regulasi, dan sebagainya yang lebih banyak. Jadi mereka cenderung lebih mekanistik.

Organisasi besar, yang memiliki 2.000 karyawan atau lebih, cenderung lebih mekanistik, tetapi seiring bertambahnya ukuran, mereka tidak menjadi lebih mekanistik. Jika organisasi bertambah menjadi 2.500 orang, mekanistik struktur organisasi tidak serta merta meningkat.

Akan tetapi jika menambahkan 500 karyawan ke organisasi yang hanya memiliki 300 karyawan untuk memulai, persentase peningkatan ukuran kemungkinan akan membuat organisasi yang lebih kecil itu menjadi lebih mekanistik.

3. Teknologi

Teknologiyang dimaksud dalam hal ini mengacu pada bagaimana organisasi mentransfer input dan outputnya. Setiap organisasi memiliki setidaknya satu teknologi untuk mengubah sumber daya mereka menjadi produk atau layanan.

Tidak ada hubungan yang kuat antara teknologi dan struktur organisasi, tapi penelitian telah menemukan bahwa ada beberapa korelasi antara tingkat rutinitas teknologi yang digunakan organisasi, dan struktur yang paling mendukungnya. Yang dimaksud dengan “tingkat rutinitas” adalah bahwa teknologi cenderung ke arah kegiatan rutin (otomatis dan terstandarisasi) atau non-rutin (operasi yang bervariasi).

4. Lingkungan Hidup

Struktur organisasi bisa membantu dalam menahan masalah eksternal lingkungan. Ada tiga dimensi berbeda yang dapat berpengaruh pada ketidakpastian lingkungan, yaitu: kapasitas, volatilitas dan kompleksitas.

Kapasitas mengacu pada tingkat di mana lingkungan dapat mendukung pertumbuhan. Volatilitas mengacu pada tingkat perubahan yang tidak terduga. Kompleksitas mengacu pada tingkat heterogenitas dan konsentrasi di antara unsur-unsur lingkungan.

Tujuan Struktur Organisasi

Tujuan dari adanya struktur organisasi adalah;

1. Menetapkan akuntabilitas
2. Mengarahkan arus informasi
3. Pembagian wewenang dan tanggung jawab

Manfaat Struktur Organisasi

Penerapan struktur organisasi dapat memberikan manfaat yang beragam. Antara lain;

1. Pengambilan keputusan lebih cepat

Ketika berbagai tim di perusahaan dapat berkomunikasi dengan lebih efektif, maka komunikasi pada keseluruhan perusahaan juga akan terpengaruh secara positif. Hal ini kemudian akan mengarah pada pengambilan keputusan yang lebih cepat.

2. Potensi mengembangkan bisnis di beberapa lokasi

Jika kita seorang pemilik bisnis, memiliki struktur organisasi membantu memastikan semua lokasi bisnis kita beroperasi dengan cara yang sama dan mematuhi prosedur yang sama. Karena pemilik tidak mungkin berada di setiap lokasi, struktur yang terorganisir dapat memberi kita ketenangan pikiran. 

3. Peningkatan efisiensi operasi

Karena struktur organisasi membagi perusahaan menjadi berbagai tim atau cabang, hal itu membantu memastikan bahwa semua tugas dan tanggung jawab khusus untuk divisi tersebut dipenuhi dengan lebih mudah.

Ketika seorang karyawan tahu apa yang harus mereka kerjakan, mereka dapat beroperasi dengan cepat dan lebih efisien. Intinya, struktur yang terorganisir menciptakan sistem yang efisien dan efisien yang membantu meningkatkan operasi perusahaan secara keseluruhan.

4. Kinerja karyawan yang lebih baik

Ketika seorang karyawan mendapatkan pendelegasian tugas dan tanggung jawab tertentu dengan cara yang jelas, mereka dapat melakukan pekerjaan dengan baik.

Struktur yang terorganisir memberi karyawan panduan yang mereka butuhkan untuk melakukan yang terbaik setiap hari. Peningkatan kinerja karyawan juga dapat menyebabkan semangat kerja dan kepercayaan diri karyawan yang lebih besar. 

5. Menghilangkan duplikasi pekerjaan

Ketika karyawan dibagi menjadi beberapa tim sesuai dengan keterampilan dan keahlian mereka, risiko tugas pekerjaan yang tumpang tindih dihilangkan. Misalnya, jika sebuah proyek ditugaskan ke satu tim, tim lain tahu bahwa itu bukan tanggung jawab mereka untuk mengerjakannya karena mereka juga memiliki tugas mereka sendiri.

6. Mengurangi konflik karyawan

Menggunakan struktur organisasi berpotensi menghilangkan konflik antar karyawan. Sementara beberapa faktor dapat berperan dalam hal ini, begitu seorang karyawan mengetahui tugas mereka, mereka akan semakin fokus pada pekerjaan mereka sendiri. Untuk sebagian besar, ini adalah cara yang bagus untuk menghindari konflik di antara rekan kerja.

7. Komunikasi yang lebih baik

Meskipun ini akan bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain dan bergantung pada struktur organisasi tertentu yang ada, hierarki organisasi berpotensi untuk mendorong komunikasi yang sehat antara divisi dan tim yang berbeda. Setelah tugas didelegasikan ke berbagai tim dan individu, orang lain di tempat kerja akan tahu siapa yang harus dihubungi untuk hal-hal tertentu.

Contoh Struktur Organisasi

Adapun untuk contoh sistematika dalam struktur organisasi misalnya saja;

1. Perguruan Tinggi

Sistem pendidikan formal seperti adanya perguruan tinggi baik universitas, institut, maupun sekolah tinggi setidaknya terdapat jabatan strukturalnya. Contohnya saja dari urusan atas sampai bawah dalam kampus terdapat Rektor, Wakil Rektor, Dekan, Wakil Dekan, Ketua Jurusan, sampai seketaris jurusan.

Nah, itulah saja artikel yang bisa dibagikan pada semua pembaca berkenaan dengan pengertian struktur organisasi menurut para ahli, unsur, jenis, faktor, tujuan, dan manfaatnya dalam kehidupan. Semoga saja bisa memberi wawasan bagi kalian.