Kegiatan masyarakat yang berhubungan dengan berbagai masalah ekonomi modern dan klasik pastinya memancing seseorang untuk selalu berkomunikasi dengan banyak pihak. Salah satu bentuk komunikasi pada saat ini yang semakin maju pada dasarnya dapat dilakukan melalui teknologi. Misalkan saja mempergunakan telepon, email, whatsapp, dan lain sebagainya.
Namun, beberapa hal masih mengharuskan perusahaan untuk melakukan korespondensi yaitu komunikasi berupa bentuk interaksi sosial dengan surat menyurat. Karena hal ini sebagai bentuk komunikasi resmi yang mana dalam surat tersebut berisi berbagai macam permintaan maupun penawaran antar perusahaan.
Korespondensi
Korespondensi menjadi bagian terkait dengan alur komunikasi antar perusahaan yang menggunakan surat. Dalam hal ini korespondensi menjadi bagian tentang cara penyampaian yang ingin disampaikan kepada orang lain atas nama perusahaan.
Oleh karena itulah korespondensi memang tidak dapat terlepas dari yang namanya surat menyurat. Sedangkan arti dari surat adalah alat komunikasi yang sifatnya tertulis dan digunakan untuk menyampaikan pesan atau suatu maksud kepada pihak lain dengan ciri-ciri khusus yang menyertainya. Beberapa bentuk ciri surat yaitu adanya lampiran, perihal, bahasa surat, tanggal surat, kop surat, pencantuman tanda tangan, dan lain sebagainya.
Pengertian Korespondensi
Korespondensi adalah proses komunikasi yang dikirim melalui surat dari pihak satu kepada pihak lainnya dengan nama jabatan pada suatu bentuk perusahaan atau organisasi maupun bisa juga berupa nama perseorangan atau individu.
Sehingga istilah lainnya dari korespondens yaitu saling berkirim surat untuk menanyakan maupun menawarkan suatu hal.
Pengertian Korespondensi Menurut Para Ahli
Adapun definisi korespondensi menurut para ahli, antara lain sebagai berikut;
- KBBI, makna korespondensi adalah prosedur adanya kegiatan berupa hubungan sosial melalui surat menyurat yang terjadi dalam sebuah insitusi/perusahaan.
- Finoza (2009), Definisi korespondensi adalah bentuk kegiatan berkirim surat yang dilakukan perseorangan, organisasi sosial, dan insitusi perusahaan,
- Djuharie (2001), Korespondensi adalah serangkaian kegiatan dalam bentuk surat menyurat yang dijalankan sebagai ssarana tertulis.
Ciri Korespondensi
Ciri korespondensi yang diuraikan sebagai berikut;
- Isi pesan surat bersifat informasi/persuasi
Korespondensi biasanya memberikan surat yang isinya informasi atau persuasi. Arti dari informasi ini sendiri yaitu perusahaan atau bisnis akan memberikan informasi kepada pihak yang dituju terkait berbagai hal, baik mulai dari produk baru, keunggulan, harga dan lain sebagainya.
Melalui informasi tersebut maka sekaligus surat berisi persuasif atau bujukan agar perusahaan yang menerima surat dapat tertarik dan mau menjalin hubungan kerjasama dengan pihak pengirim.
Pada dasarnya ciri korespondensi yang satu ini memang lebih terbuka dan jelas bahwa tujuannya agar perusahaan mendapatkan relasi yang lebih banyak. Sehingga dengan demkian nantinya bisnis atau industri dapat berjalan dengan lebih baik dan bisa memperoleh banyak laba.
- Surat memiliki bagian standar
Surat pada korespondensi ini memang memiliki bagian-bagian standar dan harus selalu ditetapkan. Tujuannya agar surat terlihat memenuhi syarat serta adanya jaminan bahwa surat tersebut terbentuk dari pihak atau perusahaan yang legal.
Beberapa bagian-bagian standar dari surat tersebut antara lain yaitu kop surat, pembuka, isi, penutup surat, tanda tangan penulis dan lain sebagainya.
- Surat memiliki satu pesan inti
Surat memiliki satu pesan inti maksudnya yaitu penulisan surat bertujuan untuk menyampaikan pesan tunggal yang mana dengan hal tersebut diharapkan pihak penerima pesan mengetahui isi pesan. Selain itu dengan ciri tersebut, maka mempermudah kedua belah pihak.
Misalkan dari pengirim surat bisa fokus terhadap pesan yang ingin disampaikan. Sedangkan untuk pihak penerima surat, lebih mudah pula dalam memahami maksud atau tujuan dari pesan yang diterima.
- Gaya bahasa surat formal
Korespondensi biasanya dalam suratnya menggunakan bahasa yang formal. Tentunya hal ini merupakan suatu kewajiban, karena surat ditujukan kepada perusahaan atau organisasi, sehingga penulisannya harus menggunakan bahasa baku dan tidak boleh menggunakan bahasa gaul maupun bahasa yang tidak sopan. Hal ini dikarenakan masing-masing penulisan surat sudah mempunyai kaidah aturan tersendiri.
Jenis Korespondensi
Macam-macam bentuk korespondensi, antara lain;
- Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat-surat yang ditulis oleh individu atau diri sendiri dan dikirim kepada pihak lain yang sifannya kekeluargaan, sahabat dan lain sebagainya. Biasanya surat pribadi berisi masalah keluarga, bertanya kabar, peroalan kesehatan, dan lain-lain.
Surat pribadi juga memiliki bagian yang berbeda dengan surat resmi, hal ini dikarenakan penulisannya yang lebih santai dan tidak terikat dengan aturan-aturan formal.
- Surat dinas pribadi
Surat dinas pribadi adalah salah satu jenis surat setengah resmi yang nantinya akan dikirim seseorang atau pihak individu kepada instansi, lembaga, maupun perusahaan-perusahaan.
- Surat dinas swasta
Surat dinas swasta adalah surat resmi yang dibuat dari instansi maupun perusahaan bisnis dan ditujukan kepada karyawan, relasi, atau pelanggannya. Dalam bentuk surat ini bisa berupa penawaran produk, penugasan dan lain sebaginya.
- Surat niaga
Surat niaga adalah surat yang didalamnya terkait dengan perdagangan dan dibuat oleh perusahaan atau bisnis yang ditujukan kepada pelanggan tetapnya. Tujuan dibuatnya surat ini antara lain yaitu peusahaan akan menawarkan produk-produk baru, pemberian diskon dan lain sebagainya kepada para pelanggan.
- Surat dinas pemerintah
Surat dinas pemerintah adalah surat yang dibuat untuk kepentingan pekerjaan formal. Contoh dari surat ini yaitu surat dari instansi dinas dan tugas kantor. Surat dinas pemerintah juga memiliki fungsi yang sangat penting diantaranya untuk dokumen yang sifatnya tertulis, sebagai arsip, bukti sejarah, surat keputusan dan lain-lain.
Tujuan Korespondensi
Tujuan dari korespondensi itu sendiri yang dijelaskan sebagai berikut:
- Menyampaikan informasi
Korespondensi pastinya bertujuan utnuk menyampaikan informasi. Hal ini dikarenakan surat yang dikirim dari pihak satu ke pihak lainnya berisi maksud dan tujuan yang akan disampaikan baik mulai dari penawaran produk, permintaan kerjasama dan lain sebagainya. Bagian yang terpenting yaitu informasi yang ingin disampaikan dapat ditujukan melalui surat korespondensi ini.
- Menyampaikan isi surat
Korespondensi pastinya bukan menulis hal-hal yang tidak penting, karena sifatnya yang menyampaikan pesan surat kepada pihak lain.
Sehingga penulisan dalam surat ini juga memakai kaidah atau aturan-aturan surat yang sesuai. Terlebih lagi korespondensi ini memang tujuannya untuk meyampaikan isi surat agar pihak penerima mengetahui maksud dari pengirim.
- Mempercepat komunikasi
Mempercepat komunikasi termasuk salah satu tujuan dari korespondensi. Karena melalui surat yang dikirimkan seseorang tidak perlu untuk bertatap muka terlebih dahulu. Misalkan jarak yang akan ditempuh jauh. Selain itu dengan surat korspondensi juga lebih menghemat baiya karena sifatnya yang tertulis dan tinggal dikirim kepada pihak penerima.
Fungsi Korespondensi
Adapun fungsi yang menajdi manfaat dalam korspondensi. Antara lain;
- Sebagai alat penghubung secara tertulis
Korespondensi dijadikan sebagai alat penghubung komunikasi yang sifatnya tertulis. Karena wujudnya yang berbentuk surat, namun memiliki manfaat yang banyak salah satu diantaranya yaitu terjadi komunikasi untuk menyampaikan informasi, hubungan kerjasama dan lain -lain.
- Sebagai bukti hitam diatas putih
Korespondensi ini juga berfungsi sebagai tanda bukti hitam diatas putih. Agar suatu saat ketika terjadi pelanggaran maupun kasus hukum dapat dibantu dengan bukti tertulis dari korespondensi yang sebelumya sudah diarsipkan.
- Sebagai alat pengingat
Surat korespondensi juga berfungsi untuk alat pengingat, karena wujudnya yang tertulis dan bisa disimpan sebagai bentuk dokumen yang kapanpun dapat dibuka atau dilihat kembali.
- Sebagai media untuk berkomunikasi
Korespondensi pastinya memiliki fungsi untuk berkomunikasi. Karena melalui surat inilah akan terjadi hubungan dua arah yang mana masing-masing pihak akan mengabarkan informasi maupun memberi jawaban. Berdasarkan hal tersebut pastinya komunikasi akan berjalan dengan baik terlebih lagi jika kedua perusahaan atau organisasi berkerjasama dalam pencapaian tujuan.
- Sebagai bahan dokumentasi
Bahan dokumentasi disini artinya bahwa surat dapat simpan dengan baik untuk bukti yang wujudnya konkret atau nyata. Bahan dokumentasi ini suatu saat mungkin akan dibuktikan dan dibuka kembali sebagai alat rekapan, alat pengingat maupun tanda bukti lain yang pastinya sangat berguna.
- Sebagai wakil dari seseorang atau instansi
Surat korespondensi juga berfungsi sebagai wakil dari seseorang atau instansi karena sifatnya yang dikirim secara tertulis kepada pihak penerima. Akan tetapi tetap mencantumkan nama instansi atau organisasi yang terkait.
Contoh Korespondensi
Sedangkan untuk berbagai contoh korespondensi yang mudah ditemukan. Dalam hal ini, terbagi menjadi dua bagian. Yaitu;
Contohnya;
- Surat yang dikirimkan BEM Universitas (Badan Eksekutif Mahasiswa) kepada BEM Fakultas
- Surat yang dikirim oleh salah pengurus pusat PGRI (Persatuan Guru Republik Indonesia) sebagai salah satu organisasi profesi kepada setiap PGRI yang ada di wilayah
Contohnya;
- Surat yang dikirim oleh Siswa SMK Negri 1 Banjar Margo, Kabupaten Tulang Bawang, Provinsi Lampung untuk mengikuti kegiatan Magang di Perusahaan tertentu
- Surat yang dikirimkan oleh salah satu organisasi sekolah, yaitu KIR SMA 1 Surakarta kepada KIR SMA 2 Surakarta
Nah, demikinlah artikel yang bisa kami bagikan pada segenap pembaca berkenaan dengan pengertian korespondensi menurut para ahli, ciri, jenis, tujuan, fungsi, dan contohnya. Semoga memberikan wawasan bagi kalian yang membutuhkan.
