Setiap perusahaan akan senantiasa melakukan pembagian pekerjaan atas jenis tenaga kerja yang dimiliki agar semua dapat berjalan sesuai dengan yang direncakan. Pembagian pekerjaan dilakukan dari lini teratas hingga paling bawah. Pembagian pekerjaan merupakan bagian dari menajemen perusahaan.
Bagian tertentu kadang membutuhkan bantuan dalam melakukan pekerjaannya. Orang yang membantu pimpinan perusahaan dalam mengatur dan mengelola semua agendanya dapat disebut sekretaris.
Sekretaris
Sekretaris adalah pofesi yang berkaitan dengan administrasi keuangan yang berperan sebagai asisten. Tugas seorang sekretaris berkaitan dengan segala kegiatan administrasi yang berkaitan dengan pekerjaan rutin dalam sebuah perusahaan.
Sekretaris memiliki tugas yang sangat banyak yang berhubungan langsung dengan pimpinan perusahaan atau atasan dalam setiap organisasi sosial. Pekerjaan yang biasa dilakukan ialah mengatur agenda pimpinannya dan mengarsipkan segala dokumen perusahaan. Zaman sekarang sekretaris telah berubah istilah menjadi asisten pribadi.
Terdapat beberapa negara yang membedakan antara sekretaris dan asisten pribadi. Untuk negara Indonesia banyak perusahaan atau organisasi profesi yang tidak membedakan antara dua istilah tersebut. Dua-duanya memiliki peran yang sama dalam membantu tugas pimpinanya.
Fungsi Sekretaris
Berikut merupakan beberapa fungsi sekretaris,
-
Membantu pimpinan
Seorang pemimpin perusahaan membutukan bantuan seseorang untuk melakukan segala pekerjaan yang bersifat adminitratif dan arsip perusahaan. Orang yang membantu pimpinan harus seseorang yang dianggap memiliki kemampuan dan sesuai dengan keinginan pimpinan.
Tugas yang dibebankan kepada seketaris untuk sebah perusahaan biasanya mengurus dokumen tertentu atau input data yang harus dilakukan oleh pimpinan.
-
Pelaksana pusat ketatausahaan
Sekretaris berfungsi untuk mengatur bagian tata usaha perusahaan atau contoh organisasi sosial agar dapat termanej dengan baik. Bagian ini dapat dilakukan oleh bagian lain, namun sekretaris harus selalu mengkontrol bagian surat menyurat dan administrasi laiinya.
-
Mencatat semua kegiatan
Segala kegiatan yang akan dilaksanakan oleh perusahaan dan pimpinan harus tercatat dengan baik dan menjadwalkannya.
Jadwal yang dibuat akan dijadikan patokan setiap pimpinan dalam mengghadiri berbagai jenis kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan internal dan eksternal perusahaan. Dalam kondisi seperti inipula berlaku untuk organisasi di lingkungan sekolah.
Ketua organisasi Osisi di SMA 1 Papua Barat harus menghadiri jadwal undangan dari organisasi lain. Undangan yang sifatnya wajib tersebut haruslah di buat skejul untuk seketariasnya agar tidak bertabarkan sekaligus memberikan pedoman bagi pimpinan Osisi untuk memprioritaskan jadwalnya.
-
Pusat dokumentasi
Sekretaris memiliki fungsi untuk menyediakan segala dokumen yang dibutuhkan oleh perusahaan atau organisasi sosial baik berupa arsip, notulensi, dan berkas-berkas lain yang harus diketahui oleh pihak pimpinan. Pimpinan biasanya akan menanyakan langsung kepada sekretaris ketika membutuhkan informasi tentang sesuatu yang berkaitan dengan perusahaan atau hal-hal lain yang telah terdokumentasikan.
Bahkan dalam beberapa kasus dalam kegiatan seperti diskusi dan debat terdapatnya seketaris juga memiliki peranan penting dalam dokumentasi ini. Selain menyimpang surat-surat, membuat daftar pertanyaan, juga bekerjasama dengan humas dalam mengkordinirkan kegiatan.
-
Menyampaikan informasi kepada pimpinan
Sekretaris harus menyajikan segala informasi yang dibutuhkan oleh pimpinan agar membuat pekerjaan pimpinan semakin mudah. Misal informasi event, informasi hasil rapat divisi, informasi keadaan perusahaan, keuangan perusahaan, dan lain-lain. Bahkan kadang sekretaris diberi kepercayaan untuk mewakili pimpinan pada event tertentu.
-
Alat komunikasi organisasi
Sekretaris berperan sebagai alat informasi perusahaan, karena biasanya info apapun yang didapat dalam suatu organisasi diketahui oleh sekretaris, sehingga ketika ingin mengetahui kabar dari pihak laur atau dalam perusahaan dapat ditanyakan kepada sekretaris.
-
Jembatan penghubung
Ketika terdapat informasi dari berbagai pihak sekretaris yang akan menyampaikan kepada pimpinan. Misal terdapat permohonan dari manajer bagian tertentu atau proposal kerjasama dari pihak lain, sekretaris akan menerima informasi tersebut dan akan disampaikan kepada pimpinan perusahaan.
-
Menyampaikan informasi dari pimpinan
Sekretaris merupakan orang pertama yang paling tau tentang kegiatan yang akan dilakukan oleh pimpinan perusahaan. Pimpinan perusahaan juga akan menyampaikan info melaui sekretaris. Selanjutnya sekretaris bertugas untuk menyampaikan informasi terebut kepada manajer bagian atau mengumumkan kepada seluruh pegawai perusahaan.
-
Memberi pertimbangan kepada pimpinan
Ketika pimpinan perusahaan ingin melakukan kegiatan yang berisiko biasanya memerlukan pertimbangan dari berbagai pihak salah satunya sekretari. Hal tersebut dilakukan karena sekretaris dianggap paling tahu keadaan perusahaan sehingga diharapkan dapat memutuskan sesuatu yang sesuai dengan yang diinginkan.
-
Memberikan motivasi kepada pekerja
Sekretaris juga memiliki tanggungjawab untuk tetap menjaga semagat pengawai dalam melakukan pekerjaannya. Sekretaris dapat mengetahui keadaan para pegawai sehingga tau kapan para pegawai membutuhkan motivasi untuk sama-sama menyelesaikan proyek yang dijalankan. Motivasi dapat dilakukan melalui kegiata tertentu atau ucapan secara langsung kepada pihak terkait.
-
Menyampaikan kebijakan kepada pekerja
Ketika pimpinan perusahaan memiliki kebijakan baru yang harus dipatuhi oleh pekerja maka sekretaris memiliki kewajiban untuk menyampaikan hal tersebut kepada para pegawai. Kewajiban ini merupakan salah satu bentuk peran sekretaris kepada pimpinan.
Itulah tadi artikel yang bisa kami berikan pada semua kalangan yang sedang membutuhkan kajian tentang fungsi sekretaris secara umum yang mudah ditemukan dalam kehiduan sehari-hari. Semoga bisa memberi referensi bagi kalian yang membutuhkan.
